LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

CONSIDERANDOS

ACEN SPORTWEAR S.A.S., en adelante Acen Sportswear, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, expide la siguiente Norma que contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización.

  1. En cumplimiento de los derechos contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009, corresponde tanto a las directivas de Acen Sportswear así como a sus empleados y terceros contratistas observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma.

  2. Para dar cumplimiento a las disposiciones legales mencionadas, se expide la Norma que se consigna a continuación:

 

OBJETO.

Acen Sportswear sas, deseamos brindarle la mejor experiencia posible. Usamos la información personal que comparte con nosotros para hacer que tanto nuestros productos y servicios como su experiencia sean cada vez mejores. Esta declaración de privacidad tiene por objeto proporcionarle una visión clara de cómo usamos la información personal que usted proporciona, nuestros esfuerzos por protegerla, sus derechos y las opciones que tiene para controlar su información personal y proteger su privacidad. También describe qué tipo de información personal recopilamos sobre usted cuando visita nuestros sitios web o tiendas, la forma en que utilizamos su información personal y los terceros con los que la compartiremos.

Utilizamos la información personal para diversos fines, como se describe en detalle a continuación.

Con esta política de privacidad pretendemos proporcionarle información sobre nosotros, la naturaleza, el ámbito y la finalidad del tratamiento de los datos, como, por ejemplo; su recopilación y uso, ofreciéndole información sobre el tratamiento de sus datos personales en relación con el uso de nuestros Productos

Razón social: Acen Sportswear sas

Nit: 901.430.225-3

Domicilio: Bogotá

Dirección: Cra 18c 27 46 sur

Teléfono: 300 226 5709

Correo electrónico: acensport@gmail.com

 

El tratamiento de sus datos personales se realiza de conformidad con las leyes de privacidad de datos de la República de Colombia.

ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de Acen Sportswear, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de Acen Sportswear que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

ARTÍCUL 2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁ SOMETIDA SU INFORMACIÓN PERSONAL

 

Acen Sportswear recolectará, usará, procesará, almacenará, circulará, transmitirá y transferirá sus datos personales de acuerdo con los lineamientos que se exponen en esta declaración de privacidad.

“Información personal” es cualquier información relacionada, o que pueda asociarse, con usted y que le identifica personalmente, ya sea por separado o en combinación con otra información a nuestra disposición.

“Uso de nuestros productos y servicios” Cuando utilice nuestros productos y servicios le pediremos información personal (en el momento de recoger los datos, le explicaremos qué información se requiere y qué información puede decidir proporcionarnos), como, por ejemplo:

  • Nombre

  • Dirección y datos de pago cuando realice un pedido en nuestra tienda de Internet

  • Fecha de nacimiento y/o confirmación de que tiene más de una determinada edad

  • Ciudad

  • Correo electrónico al realizar compras, registrarse en uno de nuestros concursos o sorteos de premios gratuitos.

“Ventas por whatsapp”

Si decide adquirir nuestros productos a través de nuestra plataforma  WhatsApp, le pediremos información personal que nos permita comunicarle los productos que ofrecemos y posteriormente enviárselos, en caso que desee adquirirlos, como, por ejemplo:

  • Su nombre, número de identificación, número de teléfono celular, correo electrónico, dirección de envío de los productos.

 

FUENTES DE INFORMACIÓN

La mayor parte de la información que recopilamos acerca de usted será información personal que nos ha proporcionado voluntariamente, por ejemplo, a través de nuestro sitio web, tiendas físicas, vía WhatsApp, etc.

CÓMO UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

La información personal que recopilamos cuando se registra por primera vez se utilizará para fines de identificación y autenticación en todos los servicios.

Utilizamos y analizamos esta información personal para los fines que se detallan a continuación:

2.1 Mejora de nuestros productos y servicios: utilizaremos su información personal con el fin de entender cómo utiliza nuestros productos y servicios, para desarrollar productos y servicios más interesantes y relevantes, así como para personalizar los productos y servicios que le ofrecemos.

2.2 Procesamiento de su pedido: usamos la información personal relevante descrita anteriormente (incluyendo su nombre, dirección y datos de pago) para procesar y entregar su pedido, y para informarle sobre su estado. Además, podemos utilizar su edad, año de nacimiento o la confirmación de que supera una edad concreta para determinar si cumple los requisitos de edad mínima para realizar compras en línea y si se le considera menor de edad a efectos de las leyes de protección de datos y/o comercialización.

2.3 Atención al cliente: si se pone en contacto con nuestro servicio de Atención al cliente (o viceversa), utilizaremos información personal como la información de su pedido y el historial de contacto para procesar su solicitud y proporcionarle el mejor servicio posible.

2.4 Productos, servicios y ofertas: utilizaremos su información personal para ofrecerle los productos y servicios que nos haya solicitado. Esto, si procede, incluirá el uso de su información personal para su participación en concursos, sorteos de premios y promociones, usando sus datos de contacto para los eventos y utilizando información como su ubicación para dichas actividades.

2.5 Comunidades: como parte de una promoción, publicaremos ciertos datos de los ganadores de los sorteos de premios en nuestro sitio web o en redes sociales de acuerdo con los términos y condiciones de esa promoción en particular.

2.6 Marketing: para recibir ofertas, convertirse en miembro de una comunidad, comprar o proporcionar información sobre un producto o servicio en línea o utilizar nuestro sitio web, utilizaremos su información personal para crear un perfil basado en la información que tenemos sobre usted. Creamos su perfil según sus preferencias con el fin de proporcionarle la mejor experiencia personalizada, enviarle mensajes de marketing personalizados y boletines de noticias y con fines de estudios de opinión. A continuación, puede encontrar una descripción más detallada de las formas en que utilizaremos su información personal para estos fines.

2.7 Qué tipo de información: su forma de interactuar con nuestra marca a través de los múltiples canales descritos anteriormente (p. ej., sitio web, tienda física, WhatsApp, redes sociales) y la información que recopilamos en este sentido de cada uno de estos canales nos proporcionan valiosa información sobre sus intereses y preferencias. Estos conocimientos nos brindan la oportunidad de ofrecerle la mejor experiencia posible. Si usted nos ha dado su consentimiento para enviarle comunicaciones de marketing, utilizaremos la información que nos proporcione al interactuar con nosotros para enviarle mensajes de marketing personalizados sobre los productos o servicios, eventos, sorteos de premios y promociones.

2.8 Qué tipo de canales: le enviaremos comunicaciones de marketing directo a través del canal que elija, como el correo electrónico, por teléfono, WhatsApp o en redes sociales. Solicitaremos su consentimiento, cuando lo exija la legislación aplicable, con el fin de utilizar los datos de contacto que nos haya proporcionado para enviar nuestras comunicaciones de marketing personalizadas.

2.9 Qué tipo de mensajes: los mensajes que le enviemos serán personalizados y estarán enfocados a sus preferencias e intereses individuales. Estos mensajes de marketing directo pueden contener información acerca de nuestros productos y servicios, eventos, sorteos de premios o promociones y noticias.

2.10 Compras por WhatsApp: La información recopilada a través de nuestro canal de ventas por WhatsApp se utilizará para ofrecerle productos y descuentos, para comunicarnos en caso que existan inquietudes sobre los mismos, y si se decide hacer una compra por este canal, para enviar los pedidos a la dirección suministrada y establecer contacto en caso que existan problemas en la entrega. Los datos personales que nos suministre a través de WhatsApp estarán ubicados en la base de datos de ventas por WhatsApp y enlazados a la base de datos web. Por esto, su número de teléfono, su dirección de correo electrónico, su dirección de entrega de su compra, y demás datos personales que nos suministre a través de WhatsApp se podrán encontrar ubicadas en estas dos bases de datos.

2.11 Solicitaremos su consentimiento si deseamos utilizar su información personal para fines distintos a los mencionados en esta declaración de privacidad y, si fuera necesario, de acuerdo con la legislación nacional.

CÓMO COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

Tratamos su información personal con esmero y de forma confidencial y no la compartimos con terceros a menos de tener su consentimiento.

CÓMO PROTEGEMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

Nos comprometemos a proteger su información personal y poner en práctica medidas de seguridad técnica y organizativa adecuadas para protegerla contra todo tratamiento no autorizado o ilegal y contra cualquier pérdida, destrucción o daño accidentales.

INFORMACIÓN ACERCA DE MENORES

Por norma general, no recopilamos intencionadamente información personal de menores de 18 años. Si descubrimos que hemos recopilado de forma involuntaria información personal de menores de 18 años, tomaremos las medidas necesarias para eliminar la información tan pronto como sea posible, excepto cuando estemos obligados por la legislación aplicable a mantenerla.

 

ARTÍCULO 3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de Acen Sportswear, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

3.1. Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

3.2. Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

3.3. Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

3.4. Derecho de cancelación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

3.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a Acen Sportswear para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

3.6. Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Dirección Jurídica de Acen Sportswear, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.

3.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a Acen Sportswear conforme a la ley 1581 de 2012.

3.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en Acen Sporstwear.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

  1. 8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

  2. 8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

  3. 8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

  4. 8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  5. 8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 4. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

4.1. Deberes para los responsables del tratamiento.

Cuando Acen Sportswear o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente Norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

  3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

  8. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

  9. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.

  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Acen Sportswear cumple con esta obligación a través de la adopción de esta Norma.

  12. 1) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  13. m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando Acen Sportswear o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

  4. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este Norma y en la ley.

  6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. Acen Sportswear cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Norma.

  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.

  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.

  10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de Acen Sportswear y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

  1. a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata Acen Sportswear.

  2. b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las base de datos que contengan datos personales.

  3. c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.

  4. d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Norma por parte de los destinatarios de la misma.

  5. e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.

  6. f) Aplicar esta Norma sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.

  7. g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

  8. h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

  9. i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.

  10. j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

ARTÍCULO 5. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, Acen Sportswear adopta el siguiente procedimiento:

  1. 1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

  2. 2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por Acen Sportswear para el ejercicio del Hábeas Data. Acen Sportswear podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

  3. 3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

  4. 3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

  5. 3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Acen Sportswear proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

  6. 3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

  7. 3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, Acen Sportswear así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Acen Sportswear podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, Acen Sportswear indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

Acen Sportswear, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará Acen Sportswear cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

Acen Sportswear, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

Acen Sportswear documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

ARTÍCULO 6. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.

Acen Sportswear, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de Acen Sportswear.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

  1. 1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de Acen Sportswear. A cada base se le asignará un número de registro.

  2. 2. La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de Acen Sportswear que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de Acen Sportswear; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de Acen Sportswear como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de Acen Sportswear custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.

  3. 3. De manera mensual se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.

  4. 4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por Acen Sportswear, serán documentados en este registro central.

  5. 5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.

  6. 6. La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por Acen Sportswear para hacer efectiva la cancelación.

ARTICULO 7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Acen Sportswear, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

7.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.

Acen Sportswear tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

7.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral.

Acen Sportswear informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

Acen Sportswear, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por Acen Sportswear respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

Acen Sportswear cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en Acen SportswearT, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Acen Sportswear y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

7.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral.

Acen Sportswearalmacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la Unidad de Gestión Humana.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en Acen Sportswear. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Dirección Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

7.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Acen Sportswearprocederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

Acen Sportsweartiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

7.2. Tratamiento de datos personales de proveedores.

Acen Sportswear solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a Acen Sportswear, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor -persona física consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Acen Sportswear recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por Acen Sportswear, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, Acen Sportswear podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando Acen Sportswear entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Norma. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. Acen Sportswear verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

7.3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con Acen Sportswear accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de Acen Sportswear y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este Norma, así como las medidas de seguridad que le indique Acen Sportswear según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. Acen Sportswear verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

7.4. Tratamiento de datos personales de compradoras de Acen Sportswear

Acen Sportswear respecto de los datos personales de las compradoras los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellas.

El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con las compradoras, aplicando lo aquí dispuesto.

7.5. Tratamiento de datos personales de consumidores.

Los datos personales de las consumidores que se recolecten como resultado de una relación de consumo serán tratados conforme la autorización y finalidades autorizadas por los consumidores. El área correspondiente al interior de la empresa definirá el tratamiento de estos datos personales en el marco de las necesidades de comercialización, publicidad y mercadeo de Acen Sportswear, aplicando lo aquí dispuesto.

7.6. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que Acen Sportswear trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente Acen Sportswear informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

 

ARTÍCULO 8.  TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por Acen Sportswear cuando:

  1. 1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.

  2. 2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y AAcen Sportswear como responsable y/o encargado del tratamiento.

  3. 3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

  4. 4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

  5. 5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, Acen Sportswear suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Corresponderá a la Dirección Jurídica de Acen Sportswear dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

ARTICULO 9. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de Acen Sportswear, está en cabeza de todos los empleados.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de Acen Sportswear.

En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la Dirección Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

ARTÍCULO 10. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales que efectúa Acen Sportswear, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Acen Sportswear procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

ARTÍCULO 11.  MODIFICACIONES DE ESTA POLÍTICA

En Acen Sportswear nos comprometemos a cumplir los principios fundamentales de privacidad y protección de datos. Por ello, revisamos periódicamente la declaración de privacidad con el fin de asegurarnos de que no tenga errores, sea clara y visible y contenga la información adecuada sobre sus derechos, la forma en la que la procesamos, como se pone en práctica y está conforme a la legislación. Podemos actualizar esta declaración de privacidad cada cierto tiempo para mantenerla actualizada, para que esté al día de los nuevos avances y posibilidades de Internet y para que sea conforme a la legislación. Si realizamos cambios importantes en esta declaración, se le informará mediante la publicación de un aviso en nuestros sitios web y/o canales de atención, junto con una versión actualizada de la declaración de privacidad.